Mengidentifikasi Faktor Dan Penyebab Masalah Dalam Bisnis

"Carilah Bisnis Yang Benar - Benar Anda Sukai Dan Cintai
Sehingga Apabila Anda Menghadapi Sebuah Masalah
Tidak Menjadikan Sebagai Beban Hidup
Tetapi
Menjadi Sebuah Pekerjaan Yang Menyenangkan"

Dalam berbisnis, tentunya kita akan menemui masalah - masalah untuk menyelesaikan masalah ini kita harus mempunyai strategi dalam pemecahannya.

Hal yang terpenting dalam proses pemecahan masalah adalah mengidentifikasi masalah dan faktor penyebabnya, karena tanpa proses tersebut, pemecahan masalah tidak akan optimal. 

Cara mengidentifikasi masalah dan faktor penyebabnya adalah sebagai berikut :

1. Pelajari terlebih dahulu apakah jenis masalah itu bersifat kritis, terkendali, atau tidak terkendali
2. Pelajari apa dampak dari masalah tersebut, berskala besar atau kecil, bersifat biasa atau luar biasa, lalu mulailah buat alur dari dampaknya.
3. Telusuri masalah dari awal sampai akhir, hingga faktor - faktor penyebabnya.
4. Uraikan satu persatu faktor penyebabnya dan mulailah menghubungkan keterkaitan dari masing - masing faktor.
5. Temukan faktor - faktor penyebabnya hingga bila diselesaikan akan berdampak bagaimana? baik atau belum cukup baik ?

contoh :

Sebuah pabrik telah dikejutkan dengan satu masalah, yaitu mesin produksinya tidak bisa beroperasi seperti biasanya, Muncul sebuah pertanyaan, mengapa hal itu terjadi ? Setelah ditelusuri, ternyata ada oli yang menetes dari mesinnya. Apakah anda langsung memutuskan untuk mengganti karet pelindung mesin agar olinya tidak menetes lagi? Sesederhana itukah masalahnya ? Anda perlu mengidentifikasinya.

Uraikanlah hal - hal yang berkaitan dengan masalah tersebut yaitu :

• Masalah mesin itu sendiri
• Masalah sumber daya dan energinya
• Masalah system dan perawatannya
• Masalah sumber daya manusia dan penggunanya
• Maalah suku cadang
• Masalah waktu pemakaiannya

Setelah masalah diuraikan :

• Lokasi area  : Sesuai/tidak, suhu,( cocok/tidak cocok)
• Spare part :  kualitas dan waktu ganti
• Sumber daya manusia : operator (tidak tahu) , lalai
• Sistem dan metodenya : sesuai aturan/ tidak sesuai
• Mesin : waktu (over), Sudah tua, terlalu panas
• sumber daya dan energinya : Dibawah standar, daya listrik tidak cukup

Dari data diatas dapat teridentifikasi sebagai berikut :

1. Lokasi penempatan mesin tidak ada masalah
2. Ditemukan karet pelindung mesin yang tidak sesuai pada suku cadang (spare part) dengan standar kualitas yang telah ditentukan.
3. Operatornya baru sehingga tidak tahu bahwa suku cadang (spare part) nya tidak sesuai dengan standar.
4. Sistem dan metode sudah sesuai dengan aturan pengoperasian
5. Mesin masih bagus tetapi waktu pemakaiannya terlalu dipaksakan untuk memenuhi target.
6. Sumber daya dan energinya tidak bermasalah.

Sehingga ditemukan sumber penyebabnya adalah :

• Spare part (suku cadang) tidak sesuai dengan kualitas sehingga mesin cepat panas karena penggunaannya melebihi waktu yang ditentukan sehingga mengalami kebocoran
• SDM (sumber daya manusia) yang mengoperasikan belum begitu mengetahui karakteristik mesin.
• Setelah masalah diidentifikasi dan ditemukan sumber penyebabnya, selanjutnya perlu dicari dan ditentukan alternatif pemecahan masalah.

Ada beberapa cara dalam mencari dan menentukan alternatif pemecahan masalah yaitu :

1. Merumuskan masalah dengan melihat faktor penyebabnya
2. Pengumpulan data riil (nyata) dan fakta - fakta yang ada terlebih dahulu.  Data - data yang dikumpulkan berkaitan dengan :

• Aliran (flow) proses keputusan manajemen
• Dampak kualitas
• Aliran(flow) proses pekerjaan dan prosedur pekerjaan
• Pihak lain (supplier, pemasok, mitra, bank, dan persaingan)
• Alat,  mesin, dan sarana yang digunakan
• Sumber daya manusia ( karakter operator, ketrampilan pengguna,standar keahlian dengan pengetahuan pekerja, kriteria pendidikan yang disyaratkan, dan uraian pekerjaan )
• Area, lokasi , lingkungan dan tempat kerja.
• Cuaca, iklim  dan situasi
•  Pihak luarperusahaan (pesaing baru perubahan pola persaingan, tren atau gaya persaingan, perubahan peraturan baik dari pemerintah atau dunia, masalah pajak dan perijinan, masalah tuntutan sosial dan dampak perusahaan terhadap lingkungan AMDAL (Analisa Mengenai Dampak Lingkungan).

3. Membuat kerangka keputusan terlebih dahulu beserta solusinya.

4. Mengadakan riset  baik itu dalam bentuk audit (pemeriksaan) data atau poenelusuran di lapangan.

Ada berbagai alternatif pemecahan masalah yang dapat digunakan setelah melakukan identifikasi masalah dan mencari faktor - faktor penyebabnya, 

Tulisan mengenai jenis - jenis alternatif pemecahan masalah akan di tulis dalam tulisan selanjutnya.